Ons privacy policy
Laatst bijgewerkt: 23 oktober 2026
Je vertrouwt ons je gegevens toe, en daar gaan we zorgvuldig mee om. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens we van je verwerken, waarom we dat doen, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We houden ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Wie wij zijn
Ruardy Coaching & Recruitment b.v. werft en selecteert kandidaten voor vaste en tijdelijke functies, met als specialisaties ICT, HRM, Sales, Secretarieel en Finance. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens.
Ruardy Coaching & Recruitment b.v., Heideweg 58, 3768BC Soest, KvK 62739956. Vragen over privacy: info@ruardyrecruitment.nl
Van wie verwerken we gegevens
- Kandidaten die bij ons solliciteren of zich bij ons inschrijven.
- Mensen die we zelf benaderen voor een passende functie, bijvoorbeeld via LinkedIn.
- Contactpersonen bij onze opdrachtgevers.
- Bezoekers van onze website.
Welke gegevens
Als kandidaat
- Naam, contactgegevens en woonplaats.
- Je cv, opleiding, werkervaring en je LinkedIn-profiel.
- Wat je ons vertelt in gesprekken, zoals je ambities, wensen, beschikbaarheid en opzegtermijn.
- Onze gespreksverslagen en de correspondentie met jou (mail, LinkedIn, WhatsApp, Teams).
- Je wensen voor salaris en arbeidsvoorwaarden. Je huidige salaris delen is altijd vrijwillig. Wil je het niet delen, dan vragen we er niet opnieuw naar.
- Referenties, alleen als jij daar akkoord op geeft.
Bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over je gezondheid, geloof of afkomst, vragen we niet en leggen we niet vast. Wil je zelf iets met ons delen, bijvoorbeeld omdat je een aanpassing nodig hebt bij een gesprek, dan gebruiken we dat alleen daarvoor.
Als contactpersoon bij een opdrachtgever: je naam, functie, contactgegevens en de afspraken die we met je maken.
Als websitebezoeker: gegevens die je zelf invult, zoals in een contactformulier, en gegevens over je bezoek via cookies (zie hieronder).
Waarom we je gegevens gebruiken
Waarom we je gegevens gebruiken, en op welke grondslag:
- Je benaderen voor een passende functie. Dit doen we op basis van ons gerechtvaardigd belang: kandidaten en opdrachtgevers bij elkaar brengen. We gebruiken alleen gegevens die je zelf openbaar hebt gemaakt, bijvoorbeeld op LinkedIn. In ons eerste bericht vertellen we wie we zijn en verwijzen we naar deze privacyverklaring. Wil je niet meer benaderd worden, dan stoppen we daarmee.
- Je begeleiden in een procedure. Kennismaken, gesprekken voeren, verslagen maken en je voorbereiden op gesprekken. Dit doen we op jouw verzoek en op basis van ons gerechtvaardigd belang.
- Je voorstellen bij een opdrachtgever. Dit doen we alleen met jouw toestemming, steeds per opdrachtgever en per functie. Voor een andere functie of een andere opdrachtgever vragen we je opnieuw.
- Een gesprek opnemen. Soms nemen we een gesprek op om er een goed verslag van te maken. Dat doen we alleen als je daar vooraf akkoord op geeft. De opname verwijderen we zodra het verslag klaar is.
- Je gegevens langer bewaren voor toekomstige functies. Alleen met jouw toestemming.
- Onze administratie en wettelijke plichten. Zoals facturatie en de fiscale bewaarplicht.
- Samenwerken met opdrachtgevers. Voor het uitvoeren van onze afspraken.
Met wie we je gegevens delen
Opdrachtgevers: alleen met jouw toestemming, en alleen met de opdrachtgever en de functie waarvoor je dat goedkeurt. We delen je cv zonder je contactgegevens. Dat doen we per mail of via ons beveiligde klantportaal, waar alleen de medewerkers bij kunnen die bij die vacature betrokken zijn. Je wensen voor salaris en arbeidsvoorwaarden zien alleen de mensen die over de functie beslissen.
Dienstverleners die ons helpen: met deze partijen hebben we afspraken gemaakt over de bescherming van je gegevens. Ze mogen je gegevens alleen gebruiken voor de dienst die ze voor ons leveren.
- Microsoft (Microsoft 365: mail, OneDrive, Teams, Bookings en de omgeving van ons klantportaal)
- LinkedIn (LinkedIn Recruiter)
- Anthropic (Claude, een AI-hulpmiddel)
- WhatsApp (Meta), als je via WhatsApp met ons contact hebt
- de beheerder en hosting van onze website
- YouTube (Google), voor persoonlijke videoberichten. Die zetten we er niet openbaar op: alleen wie de link van ons krijgt, kan de video bekijken
- ons boekhoudpakket Exact online
We verkopen je gegevens nooit.
Gegevens buiten de Europese Unie
Een aantal van onze dienstverleners is Amerikaans of heeft een Amerikaans moederbedrijf. Komen je gegevens daardoor buiten de Europese Unie, dan gebeurt dat op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Opdrachtgevers aan wie we je voorstellen, zitten binnen de Europese Unie.
Hoe we AI gebruiken
We gebruiken AI als hulpmiddel, bijvoorbeeld om een gespreksverslag uit te werken, een tekst te schrijven of een profiel samen te vatten. Een mens leest alles na en beslist altijd zelf. Er worden over jou geen beslissingen genomen die alleen door een computer zijn gemaakt.
Hoe lang we je gegevens bewaren
- Procedure afgerond zonder plaatsing: uiterlijk vier weken na afloop verwijderen we je gegevens, ook uit onze mail, notities en het klantportaal.
- Met jouw toestemming: bewaren we je gegevens maximaal een jaar, zodat we je kunnen benaderen voor een andere passende functie. Daarna verwijderen we ze, of vragen we je opnieuw.
- Benaderd, maar geen interesse of geen reactie: we bewaren alleen dat we je benaderd hebben, zodat we je niet onnodig opnieuw benaderen. Maximaal een jaar.
- Geplaatst: we bewaren wat nodig is voor de plaatsing en de facturatie aan de opdrachtgever, zo lang als de wet dat vraagt (voor de financiële administratie zeven jaar).
- Contactpersonen van opdrachtgevers: zolang we samenwerken, en daarna zo lang als nodig voor onze administratie.
Hoe we je gegevens beveiligen
- Alleen collega’s die je gegevens nodig hebben, kunnen erbij
- Onze accounts zijn beveiligd met tweestapsverificatie en je gegevens worden versleuteld opgeslagen.
- Op ons klantportaal logt elke opdrachtgever in met een persoonlijk account en ziet alleen de eigen vacatures. Vertrouwelijke documenten tonen de naam van wie ze opent, en we houden bij wie ze heeft geopend.
Jouw rechten
- Inzage: je mag altijd weten welke gegevens we van je hebben, ook wat er in onze notities en verslagen staat. Dat is kosteloos.
- Correctie: klopt er iets niet, dan passen we het aan.
- Verwijdering: je kunt ons vragen je gegevens te verwijderen.
- Beperking en bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens, bijvoorbeeld tegen benaderen. Dan stoppen we daarmee.
- Overdraagbaarheid: je kunt een kopie van je gegevens krijgen in een gangbaar bestand.
- Toestemming intrekken: dat kan op elk moment, zonder opgaaf van reden.
Mail je verzoek naar info@ruardyrecruitment.nl. We reageren binnen een maand. Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Wat we doen met Cookies
Onze website gebruikt cookies die nodig zijn om de site goed te laten werken. Voor cookies die daarvoor niet strikt nodig zijn, zoals cookies om het bezoek te meten, vragen we eerst je toestemming. Meer over cookies lees je op www.allaboutcookies.org.
Wijzigingen & Kamer van Koophandel
We passen deze privacyverklaring aan als onze werkwijze verandert. Bovenaan staat steeds de datum van de laatste versie. Bij grote wijzigingen laten we het je weten.
De algemene voorwaarden van Ruardy Coaching & Recruitment zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Den Haag onder nummer 62739956.